Cosa fare quando arriva una richiesta di risarcimento: denuncia del sinistro RC professionale

Quando un cliente ti scrive che ritiene di aver subito un danno per un tuo errore, la regola è non rispondere nel merito, non ammettere responsabilità e avvisare subito la compagnia nei modi previsti dalla polizza. Il Codice civile (art. 1913) prevede che l'avviso del sinistro all'assicuratore vada dato entro tre giorni da quando il fatto si è verificato o ne hai avuto conoscenza, e molte polizze fissano termini contrattuali propri, a volte più lunghi, a volte più stretti. Un ritardo colposo può costare, secondo l'art. 1915, la perdita o la riduzione dell'indennità. I primi giorni sono quelli decisivi.

Passo 1: riconosci cosa è una "richiesta di risarcimento"

Non solo una citazione in giudizio. Nelle polizze claims made la definizione di richiesta o di circostanza è fondamentale. Possono contare come richiesta:

• una lettera, una PEC o una email del cliente (o del suo legale) in cui si attribuisce a te un danno;
• una diffida a pagare;
• un atto di citazione o un ricorso;
• una richiesta di mediazione;
• un reclamo scritto che annuncia azioni.

Una semplice lamentela telefonica può non essere una richiesta, ma può essere una circostanza da notificare. Se hai dubbi, avvisa comunque: una segnalazione in più non fa male, una in meno può costare cara.

Passo 2: non ammettere, non promettere, non transigere da solo

Il contratto di assicurazione contiene tipicamente una clausola che vieta di riconoscere la responsabilità, offrire pagamenti o transigere senza il consenso della compagnia. Anche una frase di scuse scritta in una email può essere letta come ammissione. Rispondi al cliente in modo neutro: hai ricevuto la comunicazione, la stai esaminando, tornerai a risponderne a breve. Evita di discutere il merito per iscritto prima di sentire l'assicuratore.

Passo 3: denuncia il sinistro nei modi previsti

1. Leggi la clausola di denuncia nelle condizioni di polizza: a chi va inviata (compagnia, agenzia, broker), con quale mezzo (PEC, raccomandata, portale) e con quali documenti.
2. Invia l'avviso scritto, tracciabile (PEC o raccomandata), indicando: numero di polizza, dati del cliente, descrizione sintetica dei fatti, data della richiesta, importo richiesto, allegando la richiesta ricevuta.
3. Conserva la prova dell'invio e della consegna.
4. Avvisa l'intermediario, se ne hai uno, ma ricorda che l'avviso valido è quello previsto dal contratto.
5. Se più polizze possono rispondere (per esempio quella attuale e una precedente), l'art. 1910 del Codice civile impone di dare avviso a tutti gli assicuratori.

Passo 4: raccogli la documentazione

Prepara un fascicolo ordinato:

• lettera di incarico e eventuali preventivi di parcula;
• corrispondenza con il cliente e atti del lavoro contestato;
• scadenze e date rilevanti;
• appunti di riunioni e telefonate;
• eventuali pareri di terzi.

Non modificare né integrare retroattivamente i documenti: la compagnia e un eventuale giudice valuteranno ciò che esisteva al momento dei fatti.

Passo 5: collabora con la compagnia e con il legale

La compagnia può nominare un legale o un perito, oppure lasciarti la scelta con il suo gradimento. Il Codice civile prevede che l'assicuratore possa assumere la gestione della lite. Rispondi tempestivamente alle richieste di documenti e informazioni e non tenere nulla nascosto: l'omissione di informazioni rilevanti può essere contestata.

Esempio illustrativo di cronologia.

Le date sono un esempio di buona pratica e non termini di legge.

Passo 6: valuta la strategia con la compagnia

La compagnia può scegliere di liquidare, trattare, difendere o negare la copertura (per esempio per esclusione o dichiarazioni inesatte). Se contesta la copertura, ti invierà una comunicazione scritta con i motivi. In questo caso:

• non ignorare la lettera e chiedi l'indicazione delle clausole invocate;
• rivolgiti a un legale esperto di assicurazioni;
• valuta il reclamo alla compagnia e, se insoddisfacente, all'IVASS. Il reclamo non sostituisce l'azione giudiziaria.

Ricorda che per le controversie sui contratti assicurativi la legge sulla mediazione civile (D.Lgs. 28/2010) prevede il tentativo di mediazione come condizione per agire in giudizio in materia di contratti assicurativi.

Tempi di prescrizione

Il diritto all'indennizzo in materia di assicurazioni si prescrive in due anni dal giorno in cui si è verificato il fatto su cui si fonda il diritto (art. 2952 del Codice civile); per l'assicurazione di responsabilità civile il termine decorre dal giorno in cui il terzo ha chiesto il risarcimento all'assicurato o ha promosso contro di questo l'azione. Non lasciare passare i termini: se il rapporto con la compagnia è conflittuale, valuta con un legale la messa in mora.

Errori da evitare

1. Rispondere al cliente ammettendo l'errore o promettendo un rimborso.
2. Aspettare "che passi" prima di avvisare la compagnia.
3. Inviare l'avviso a un indirizzo diverso da quello previsto in polizza.
4. Rimuovere o modificare documenti.
5. Chiudere l'accordo con il cliente senza consenso della compagnia.

Domande frequenti

Entro quanti giorni devo avvisare la compagnia?

Il Codice civile prevede tre giorni dalla conoscenza del fatto; la polizza può indicare termini diversi. Fai riferimento al contratto e agisci subito.

Posso trattare direttamente con il cliente per chiudere in fretta?

Non senza il consenso della compagnia: potresti perdere il diritto all'indennizzo per la parte riconosciuta.

La compagnia può rifiutare di pagare?

Sì, se ritiene che il sinistro sia escluso o che ci siano violazioni degli obblighi contrattuali. In tal caso ottieni una comunicazione scritta e valuta con un legale.

Che cosa sono le spese di resistenza?

Sono le spese sostenute per difenderti dalla richiesta. Il Codice civile e la polizza ne regolano la ripartizione, spesso fino a un quarto del massimale in aggiunta.

Fonti ufficiali

• IVASS — procedura di reclamo contro le imprese di assicurazione
• Normattiva — Codice civile (artt. 1910, 1913, 1915, 1917, 2952) e D.Lgs. 28/2010
• Ministero della Giustizia — informazioni sulla mediazione civile